Novo Skybox da Skymail

Quem não gosta de trabalhar de forma organizada e produtiva, não é?

As equipes buscam cada vez mais colaboração e produtividade para facilitar a rotina de trabalho, e através de suas tecnologias a Skymail está sempre buscando proporcionar estes ganhos para seus clientes de forma prática e segura. Com o aumento da adesão ao Home Office, os tradicionais servidores de arquivos já não atendem às demandas das empresas, gerando um grande desafio para os negócios.

Nossos usuários do Webmail Skymail já conhecem o Skybox, que sincroniza suas pastas e arquivos locais na nuvem Skymail, com toda a segurança e praticidade. O Skybox de 1 GB está disponível gratuitamente para todas as caixas postais hospedadas na Skymail, e o armazenamento pode ser estendido para até 3 TB por usuário.

O Skybox é uma ótima opção para substituir o tradicional servidor de arquivos de sua empresa e facilitar o trabalho dos colaboradores remotos. 

O Skybox evoluiu, está de cara nova, mais rápido, prático e funcional.

Essa novidade deixou o Skybox ainda melhor, trazendo nova interface, nova identidade visual, inúmeras possibilidades e melhoria de segurança para um trabalho mais produtivo.

Agora o Skybox permite, através do app para mobile, edição de documentos, digitalização, compartilhamento aprimorado e muito mais.

Veja o que temos de novidades e melhorias para os usuários de  iOS (iPad/iPhone), Android, Windows e Mac:

Client iOS (iPad/iPhone)

• Nova interface mais intuitiva e aprimorada
• Criação, edição, abertura de planilhas, documentos, apresentações, arquivos de texto e visualização de PDFs
• Digitalização de documentos: digitalize documentos, salve e envie para o Skybox diretamente dentro do local escolhido
• Gravações de memorando: Realiza a gravação de memorando de voz diretamente pela aplicação
• Busca aprimorada: Busca de arquivos diretamente pelo aplicativo
• Compartilhamento aprimorado (expiração, proteção por senha e controle de acesso): Mais opções para segurança do compartilhamento dos seus arquivos
• Melhorias de segurança

Client Android

• Nova interface mais intuitiva e aprimorada
• Criação, edição, abertura de planilhas, documentos, apresentações, arquivos de texto e visualização de PDFs
• Busca aprimorada: Busca de arquivos diretamente pelo aplicativo
• Compartilhamento aprimorado (expiração, proteção por senha e controle de acesso): Mais opções para segurança do compartilhamento dos seus arquivos
• Melhorias de segurança

Client Windows/Mac

• Melhorias de segurança na interface
• Login incorporado ao Skybox Web
• Possibilidade de compartilhamento direto pela aplicação
• Pastas indexadas (acesso rápido) no Windows Explorer/Finder
• Melhor gestão na configuração de múltiplas contas
• Maior facilidade para identificação de status das sincronizações

Saiba como atualizar seu Skybox no Windows com esse passo a passo.

Para baixar a nova versão do Skybox acesse os links:

IOS  |  Android  |  Windows  |  Mac

Fale com nossa equipe comercial para conhecer mais sobre como esta ferramenta pode ajudar os seus negócios:

comercial@skymail.com.br

Tel. nacional: 4020-2469

Tel. SP: (11) 3777-8410

Um forte abraço e até a próxima!

Equipe Skymail

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O papel do e-mail corporativo nas empresas atuais

O Correio Eletrônico, ou e-mail, está completando 50 anos neste ano de 2021. No contexto atual de transformação digital, muitos fluxos de trabalho anteriormente realizados por e-mail migraram para portais, redes sociais e outros sistemas, e desde o surgimento destas novas ferramentas, algumas previsões apontam para o fim do e-mail como ferramenta de comunicação.

Até hoje estas previsões não se concretizaram, então por que o e-mail continua tão relevante para as empresas mesmo com todas as novas tecnologias?

É comum profissionais terem a impressão de que o e-mail é um grande inimigo da produtividade. Outra grande parcela do mercado não consegue trabalhar de outra forma que não seja ter seus fluxos organizados através da plataforma de e-mail. Esta característica varia de acordo com o perfil do profissional e da cultura de cada organização.

Se por um lado um e-mail pode burocratizar algumas atividades ou ações, a popularidade, simplicidade de uso e facilidade de pesquisa a dados antigos ajuda a manter o e-mail relevante hoje em dia.

Mesmo em empresas que possuem sistemas de colaboração e workflow em nuvem, um cenário muito comum de uso do e-mail é a formalização de decisões e comunicados. Dificilmente uma ata de reunião é enviada por outro canal que não seja o e-mail, pois esta ação comprova a comunicação e os acordos realizados nesta reunião, mesmo após meses ou anos do seu envio.

Notem que quanto mais responsabilidades o profissional tem na corporação, mais este profissional utiliza e-mails e menos utiliza outros sistemas. Quando um sistema como ERP ou WMS fica fora do ar, a maioria dos usuários impactados são os de nível operacional.  Por outro lado, uma indisponibilidade de alguns minutos no sistema de e-mail afeta principalmente os gestores e executivos da empresa. Por isso, podemos afirmar que o serviço de e-mail corporativo é uma tecnologia de missão crítica para qualquer empresa.

Agora pense, qual destes perfis de profissionais custa mais caro para a empresa? E quanto sua empresa gasta por mês em ERP em comparação à solução de e-mail corporativo?

Por conta da crença de que o e-mail é um serviço fadado ao desaparecimento, muitos dos principais provedores nacionais deixaram de investir neste serviço. O resultado disso são produtos de baixo custo, mas pouco confiáveis para uso empresarial.

Por outro lado, as ‘Big Techs’ mundiais trazem soluções de alta qualidade, mas a um preço que nem sempre está dentro do orçamento das empresas nacionais. Nestes produtos, o investimento se justifica numa implantação completa das soluções através de especialistas próprios ou contratação de consultoria especializada.

A Skymail acredita que o serviço de e-mail corporativo continuará sendo relevante para as empresas nos próximos anos, e por conta disso continua investindo fortemente em infraestrutura, desenvolvimento e serviços voltados à esta plataforma. Como consequência destas ações, posiciona a sua oferta entre os dois extremos, com um portfólio completo de soluções confiáveis e adequadas às empresas nacionais e com a melhor relação custo-benefício do mercado.

Além  da  plataforma  própria  de  e-mail e de soluções em Exchange hospedadas em infraestrutura Cloud de última geração, a Skymail pode implementar e gerenciar o Microsoft 365 em sua empresa.

 Confira algumas das recomendações para a contratação de serviços de e-mail corporativo:

• Entenda a real necessidade e os objetivos da sua empresa. Melhorar a confiabilidade do e-mail corporativo ou reduzir custos sem perder a qualidade, por exemplo;
• Procure referências de clientes, estes são os maiores termômetros da qualidade e um prestador de serviço;
• Defina um orçamento aproximado de acordo com a melhoria desejada. Nem sempre a solução de menor preço é a mais barata no custo total;
• Uma plataforma de e-mail corporativo deve possuir no mínimo as características abaixo:

o   Facilidade de uso

o   Confiabilidade

o   Capacidade adequada de armazenamento em nuvem

o   Redundância de armazenamento e backup nativo

o   Segurança e respeito à privacidade dos dados

o   Painel de controle para acesso às principais configurações

o   Filtro de anti-spam confiável

o   Possibilidade de retenção de dados para maior segurança jurídica

o  Equipe de suporte especializada e de fácil acionamento

Fale com um dos nossos especialistas. A Skymail tem a solução certa para você.

comercial@skymail.com.br

Tel. nacional: 4020-2469

Tel. SP: (11) 3777-8410

Um forte abraço e até a próxima!

Equipe Skymail

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Seis dicas para a migração do e-mail para a cloud

O serviço de e-mail pertence é um dos mais fáceis de serem movidos para uma plataforma de cloud computing. Mesmo assim, muitos CIO hesitam em entregar a gestão desse recurso à Microsoft, à IBM ou à Google, revela o estudo da Forrester “Learn from Those Who Have Made the Leap to Cloud-Based Email”.

Metade das 934 PME abordadas para o estudo dispensou a possibilidade de migração. Preferem manter o seu sistema de e-mails nos seus servidores.

As pressões de ordem financeira, porém, são motivos suficientes para a adopção de plataformas de cloud computing e alojamento dos servidores SMTP. Mesmo com 51% das empresas a insistirem na gestão local interna do sistema, 46% têm planos ou nutrem algum interesse em adoptar sistemas de emails alojados na Internet.

Entre os entrevistados para o estudo da Forrester estão gigantes corporativos, como a farmacêutica GlaxoSmithKline e a empresa do ramo de semicondutores Fairchild. Ambas clientes de e-mail em cloud computing. Nesse caso, as empresas são servidas pela Microsoft e a Google, respectivamente.

O primeiro aspecto a ser definido é o objectivo pretendido com a adopção de serviços de e-mail alojados na cloud. Sem esquecer as situações nas quais as empresas são forçadas a manter o e-mail a funcionar internamente por questões de regulamentação.

Para desenhar um panorama consistente acerca do funcionamento dos e-mails em sua empresa, a Forrester recomenda que sejam seguidos os seguintes passos:

– Realizar um levantamento completo das necessidades dos utilizadores Inclui obter informações sobre o espaço em disco necessário aos utilizadores, as diferenças de configurações de e-mail entre grupos de utilizadores e fazer uma tipologia das mensagens que transitam em cada conta ou grupo de contas.

– Fazer um mapa das integrações do sistema de email com outros serviços. Verificar a comunicação entre o sistema de CRM, sistemas da plataforma de gestão financeira e outras aplicações comerciais, normalmente com acesso definido a contas de e-mail.

– Comparar custos. De acordo com estudos da Forrester, muitas empresas não sabem o quanto custam os serviços de e-mail. Uma vez alojados numa plataforma, essa questão dos custos deverá ficar ainda menos clara.

– Verificar que regulamentações legais regem o armazenamento de e-mails no segmento de actuação da empresa.

Possivelmente, a empresa estará sujeita às regulamentações por parte das agências competentes. Além dessas condições, é necessário avaliar se a natureza das mensagens permite que sejam “expostas” numa plataforma de cloud computing.

Terminada essa avaliação, é chegada a hora de preparar-se para a migração. Um plano estratégico proposto pela Forrester é composto por seis passos, e é fruto das recomendações dos gestores de empresas entrevistadas pela Forrester:

• 1. Arrumar a casa

É necessário “arrumar a casa” ao mover os emails de directórios locais para o ambiente de cloud computing. Isso significa, por exemplo, limpar o Active Directory, da Microsoft, caso seja esse o sistema em utilização. Um cliente da Forrester, no sector financeiro, explicou essa necessidade com o facto de não querer replicar as suas mensagens pessoais na plataforma de um prestador de serviços.

• 2. Optimizar a largura de banda

Assim que os e-mails forem movidos para uma empresa de alojamento, o consumo de Internet da empresa deverá aumentar sensivelmente, o que vai levar à contratação de uma ligação mais robusta com a Internet. Os principais prestadores de serviços de e-mail na nuvem disponibilizam suporte na manutenção da largura de banda ideal.

Segundo o analista da Forrester, Cristopher Voce, para cada grupo de 100 utilizadores bastante activos no Outlook instalado localmente, são necessários 37 KB/s. Já o mesmo grupo de 100 utilizadores ligados ao servidor de e-mail Outlook alojado numa plataforma de e-mail requer mais do dobro, 85KB/s.

• 3. Identificar o material a ser movido

Quanto menor o volume de serviços, como agenda e históricos forem movidos para a nuvem, mais rápida será a transição. Cabe às empresas avaliar o que, de facto, é necessário ser movido para a nuvem imediatamente. O resto deverá ser transferido para o novo ambiente paulatinamente. Mas é necessário transferir tudo.

Sobre isso, Cristopher Voce afirma que “as empresas entrevistadas já com anos de histórico na plataforma, consideram que deveriam ter movido menos dados”. Contudo também afirmam que a situação de terem “dados armazenados por um longo período parcialmente na estrutura local e parcialmente na nuvem era desconfortante”.

• 4. Traçar um plano de acção

Existem dois tipos de migração de e-mail para a plataforma de cloud computing. Cada um deles exige uma estratégia diferenciada. Os dois tipos também têm vantagens e pontos passíveis de crítica.

Uma transferência gradual, e coexistente, mantém em funcionamento a estrutura actual enquanto a transferência é realizada. É uma estratégia de mudança mais suave e não representa uma grande revolução para utilizadores menos aptos a digerir mudanças radicais no seu método de trabalho. Mas pode resultar em problemas entre os utilizadores a funcionarem a partir da nuvem, e aqueles que continuam a correr o sistema localmente.
A migração do tipo “cut over”, na qual nada ou poucos dados do histórico são transferidos para a nuvem, é a forma mais fácil e mais económica de realizar a migração para o e-mail na plataforma de cloud computing. E em contrapartida às vantagens, esse método deixa boa parte da tarefa de migração a cargo dos colaboradores.

Microsoft e IBM dispõem de ferramentas híbridas para dar conta da migração de e-mails locais para estruturas em nuvem.

• 5. Use a imaginação

Algumas empresas deveriam explorar as possibilidades de uma migração dividida em duas fases. Primeiro, poderiam copiar os cabeçalhos dos e-mails armazenados nos históricos e movê-los para a nuvem, enquanto mantêm os funcionários ligados ao sistema local. Depois de estarem seguras de que os e-mails foram copiados para o servidor remoto, podem começar a mover as caixas de entrada para as contas na cloud.

“É claro que essa táctica representa custos mais elevados, mas junta o melhor dos dois mundos”, afirma Cristopher Voce. O analista salineta que a cultura da empresa e o nível de conhecimento técnico das TI serão responsáveis pela definição da melhor estratégia a adoptar.

• 6. Tenha sempre um plano “B”

É crucial definir em que ponto é necessário abandonar a operação de migração para a plataforma de cloud computing. “Se o processo correr mal é necessário as condições inscritas no contrato com o prestador de serviços serão bastante pertinentes ”, escreve Cristopher Voce. “O plano “B” talvez nunca seja usado, mas é melhor tê-lo pronto na gaveta, em vez de ter de planear uma saída de um momento para o outro”.

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